新一年里,圆通持续推进“一号工程”——分公司数字化标准化在全网的全面落地。圆通总部通过自主研发的财务、人资、客服等数字化系统,以及各项业务的标准化管理规范,多维度、全方位为分公司赋能,真正实现“全网一体、降本增效”,打造“非直营的直营体系”,全面提升市场客户体验,真正落实“一切以市场客户为中心,为客户创造价值”。

“圆通之家”开设“分公司数字化标准化”专栏,聚焦“一号工程”典型案例,推广经验做法,为赋能网络、服务客户助力。

“财务系统已经成为我们的‘良师益友’了!”谈到分公司数字化标准化带来的变化,圆通上海普陀区长寿公园分公司(以下简称“长寿公园圆通”)负责人仇启贵最先想到的,就是圆通总部向分公司提供的数字化工具——圆通财务系统。


(资料图片仅供参考)

磨刀不误砍柴工。自2022年2月开始使用以来,仇启贵就和长寿公园圆通财务负责人刘爽坚持学习、应用、调试,“上手很快,一个礼拜的学习,我就发现了圆通财务系统的厉害之处。”

长寿公园圆通是一个进港为主、派件量占比较大的分公司,仇启贵表示,每个月,甚至每天,业务员派费、场地租金等各项成本支出名目繁多,圆通财务系统“一应俱全”都能够记得明白、算得清楚,帮助他们将盈亏情况展现得明明白白、滴水不漏。

01“仿佛打开一个新世界,让我看得更细、管得更好。”

仇启贵坦言,对长寿公园圆通这样一个偏重进港的分公司来说,1位财务人员的配备是比较合适的,但各种繁多的财务数据名目,总让财务人员“力不从心”,没办法做到“全而细”。

“所以,在没用上总部的这套财务系统之前,我就只能看看‘大面儿’上的数据,了解一下基本的经营状况就作罢,包括对每位业务员的考核、每个区域派件情况的掌控,说老实话,并不总是那么清楚的,心里是不踏实的。”仇启贵说。

然而,自从用上圆通财务系统之后,数据类别的详尽程度超出了仇启贵的想象,仿佛打开了一个新的世界,也让他眼前一亮。

除了能精准了解每一票快件的详细费用,仇启贵现在还能通过财务系统实时看到派件利润、应收账款、期间成本、业务员考核费用等各类小项目的详情。

基于这些更全面的数据,仇启贵能从中分析出每个区域的派件情况,对每位业务员的考核做到了心中有数,更有利于对他们的安排和管理,帮助大家提升服务。服务质量上去了,业务员们的收入也就会跟着上去,是“一荣俱荣”的事情。

“确实是这个道理,财务数据看得细,公司才能管得细,”仇启贵说,这种对细节的把控,正是他需要的管理能力,在不增加财务人手的情况下,自己能更精准地通过财务数据去剖析公司的经营,“无论是利润的来源,还是成本的支出,任何一项数据异常都能第一时间被发现、进而改之,圆通财务系统帮了大忙。”

02“定制化设定,个性化效用,实在太赞!”

“前人栽树,后人乘凉。”作为一个刚入职不久的快递公司财务新人,刘爽特别感谢圆通财务系统比她先“入职”。

“有种帮了大忙的感觉,”刘爽说,“新到的财务人员最怕的就是上手时要先消化一堆老旧账本,一来是不熟悉,二来是名目繁多也容易出错。

刘爽说,在她看来,圆通总部提供的这套财务系统就好比“大树”一样扎根分公司。当分公司应用起来之后,财务人员无需提前掌握既往账目、也无需具备特别专业的财务知识,就能很快熟悉、上手,加之数字化对记账效率的提升,不管再繁多的名目,各项数据都能精准、快速出炉,分公司财务管理就能如大树一样稳扎稳打、枝繁叶茂。

“经营分析报表、派件毛利报表、考核报表、应收账款、流量流向等报表,全部实现自动生成,非常方便,对我这个‘新人’实在太友好了!”

为分公司提供的各项功能模块都具有高度的灵活性,分公司可以根据自身情况进行“定制化”设置,实现临时记账或灵活记账。例如,财务系统薪资方案设置中的“补贴扣款录入”就给刘爽留下过深刻印象。

刘爽说,之前正逢开学季,当时,几位业务员同时向分公司提出,家里孩子上学要报名、房租又得交,一时间用钱比较紧张,希望能预支工资,以解资金周转之急,后期从自己的工资中分期扣除。

“对于这种临时状况,我只需在‘补贴扣款录入’中做好设定和备注,系统每月生成业务员工资单时,能实现自动代入数据计算,实现分期扣款,”刘爽点赞道,看似简单的功能却有高度的适配性,碰到类似临时扣款和补贴的情况,能给分公司带去更多记账操作灵活处理的可能。“只要用好、用活圆通财务系统,就一定能为公司财务带来更多效率的提升。”

“从中也能看出总部为分公司赋能所做的功夫之深、用心之细,”仇启贵表示,分公司一直在全力推进数字化标准化的落地生根,以期更快开花结果,就在今年二月,分公司还获得圆通上海区颁发的“数字化标准化领先奖”,是对分公司努力的认可,也是分公司继续奋进拥抱数字化变革的助力。

目前,长寿公园圆通正通过打出圆通财务系统中的自动账单推送功能这张“牌”,联合圆通为客户专门研制的数字化工具——客户管家,深入开发新客户、提升发件量,让分公司的经营更上一层楼。(文中图片已获授权)

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